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Organiser un tournoi de golf pour votre association ou club social et le réussir est assez simple. Il suffit de connaître les étapes à franchir et de faire une bonne planification.

Voici un aide-mémoire qui pourrait vous être très utile.

1. Vérifiez la date du tournoi afin de ne pas avoir de conflit avec d’autres organisations.

2. Choisissez des terrains de golf correspondant aux attentes de votre clientèle (terrain privé, semi-privé ou public).
             
3. Choisissez la région la plus accessible pour vos convives.
 
4. Veuillez à ce que le terrain et la salle de réception soient adéquats.
             
5. Informez-vous, auprès des directeurs généraux des terrains ciblés, de la disponibilité pour la date que vous avez retenue.
             
6. Demandez aux directeurs généraux de vous faire parvenir la documentation disponible pour l’organisation d’un tournoi.
             
7. Visitez les clubs que vous trouvez intéressants et assurez-vous d’y retrouver toutes les facilités recherchées.           

8. Choisissez le club qui répond à toutes vos exigences.
             
9. Établissez avec le directeur général du club le genre de tournoi désiré:     

• la formule des départs: départs simultanés, départs entrecroisés, départs consécutifs;
• le nombre maximum et minimum de personnes pour le golf, les voiturettes, le brunch et le souper;
• le prix du golf, de la voiturette, des balles de pratique, la démonstration du professionnel, les possibilités de commandite;
• la formule du tournoi: partie individuelle ou las vegas;
• le service du transport des sacs de golf à l’auto;
• déterminer les activités du parcours, la nature de vos concours, les rafraîchissements, la sollicitation s’il y a lieu;
• les emplacements physiques des activités sur le parcours et de votre table d’accueil pour l’inscription;
• s’assurer que le club offre le service de compilation des pointages à la fin de la journée;
• s’assurer que le club vous offre le support technique pour l’installation de vos affiches (concours et activités);
• s’assurer que le club vous assigne un responsable des départs;
• vérifier si le club offre le service des boîtes à lunch sur le parcours;
• s’assurer que le nombre de douches est suffisant;
• vérifier le coût et le nombre de casiers;
• établir un plan de salle pour la soirée;
• assignation des tables ou non;
• voir la capacité des tables;
• le choix du menu du brunch et de la soirée;
• le choix du vin;
• les activités de la soirée (ex.: musique, animation, présentation);
• s’assurer du respect des horaires préétablis;
• les politiques du club en matière de tarification et de modalité de paiements;
• les réglementations de terrain, de tenue vestimentaire, de commandite extérieure;
• la politique dans les situations de mauvaise température;
• la politique des pourboires du club.     

10. Signez le contrat et remettez un dépôt afin de vous assurer de la date choisie.            

11. Établissez le prix de vente du billet par personne.
             
12. Faites imprimer le billet avec toutes les informations utiles: date: (heure du brunch, départ, cocktail, souper), prix, lieu, adresse, téléphone, photos, numérotation, coupon détachable (brunch, golf, souper, cocktail, etc...). De plus, il est suggéré d’imprimer à l’endos du billet le trajet pour se rendre au club de golf.
             
13. Formez un comité de vente des billets et nommez un président d’honneur.
             
14. Assurez-vous d’une couverture médiatique, si nécessaire.
             
15. Formez un comité d’opération lors du déroulement de la journée.
             
16. Élaborez un plan d’action et établissez un canevas de la journée en y insérant tous les détails importants.
             
17. Assurez-vous d’avoir le nombre de bénévoles requis pour vos activités et l’accueil de vos golfeurs (certains clubs peuvent vous fournir du personnel moyennant un léger supplément).
             
18. Trouvez les cadeaux et les prix à remettre, s’il y a lieu.           

19. Rédigez un scénario de la journée à envoyer à tous les participants en même temps que leur confirmation, les billets, les règlements et politiques du club, ainsi que l’heure du départ.
       
20. Complétez la liste des participants en mentionnant les données importantes: nom de la personne, nom de l’entreprise, billets payés ou non, heure de départ et le trou de départ, s’il y a lieu. On vous suggère très fortement de faire 2 listes afin de faciliter l’accueil des gens par une recherche rapide, soit une liste par heure ou par trou de départ et une autre liste en ordre alphabétique avec l’heure et le trou.
             
21. Faites parvenir les listes des participants au club de golf une semaine avant l’événement en confirmant le nombre de golfeurs, le nombre de voiturettes requises et le nombre de soupers.

22. Préparez les cartes de pointage de vos invités, si désiré.
             
23. Préparez des cartons d’identification pour les voiturettes, si désiré.
             
24. Préparez une trousse ou un cadeau à remettre à l’accueil pour vos golfeurs, si désiré.
             
25. Établissez quels seront les résultats gagnants (ex.: pointage brut, pointage net, pointage végas, invités spéciaux, le pointage le plus élevé, le plus près du trou, le plus long coup de départ, sur le vert en 1 coup, concours de coup roulé, concours de coup d’approche, le plus près de la ligne, la balle de couleur, la balle à l’eau, etc...).
             
26. Établissez votre méthode de bris en cas d’égalité.

27. Idéalement rendez-vous au club avec votre comité d’opération avant le tournoi pour vous assurer que tout le monde comprend son rôle et prend connaissance des lieux.
             
28. Dressez une liste et assurez-vous du transport du matériel requis pour l’événement.
             
29. Suspendez un chapelet sur votre corde à linge la veille du tournoi et priez pour qu’il fasse beau.
             
30. Mettez en place votre plan d’action afin que votre tournoi devienne un événement inoubliable.

Cet outil de travail est à titre indicatif seulement, des procédures peuvent être différentes d’un club versus un autre.